Ziel der Gutscheinverwaltung ist es, sich gegen Betrugsversuche durch Fälschungen oder Mehrfach-Einlösungen zu sichern, sowie gegenüber der Abschlussbuchhaltung jederzeit zum aktuellen Stand im Gutscheingeschäft aussagefähig zu sein, damit dieses in der Bilanz der ausstellenden Gesellschaft sachgerecht bewertet werden kann.
Prozesse:
Gutscheinverkauf
Wird die Funktion „Gutscheinverkauf“ aufgerufen, so wird ein Gutschein vom Gutscheintyp XX in der im Hintergrund arbeitenden Gutscheinverwaltung generiert. Dabei wird dem Gutschein eine eindeutige ID/Gutscheinnummer zugeordnet. Mit der Eingabe des Gutscheinwertes und seiner Bezahlung wird der Verkauf abgeschlossen und der Gutschein aktiviert und der Druck standardmäßig auf dem Bon ausgelöst. In der Gutscheinverwaltung werden an der Gutscheinnummer der Gutscheintyp, der Gutscheinwert, die Gültigkeit und alle weiteren Parameter zum Gutschein hinterlegt.In der Gutscheinverwaltung werden zusätzlich zu diesen Daten: Ort, Datum, Uhrzeit und Benutzername des Verkäufers gespeichert.
Beim Abschluss des Verkaufsvorgangs wird eine Verbindlichkeit in Höhe des Gutscheinwerts gebucht.
Bei einem Bonstorno des Gutscheinverkaufs erfolgt die Übernahme des Status „storniert“ mit den Zusatzangaben (wer, wo, wann) in die Gutscheinverwaltung. Die Nummer des stornierten Gutscheines darf dann natürlich nicht neu vergeben werden. Der ausgestellte Gutschein ist zu vernichten. Die beim Verkauf erzeugte Verbindlichkeit wird ausgebucht. Bei einer Rückgabe muss die Ausbuchung manuell erfolgen.
Einlösung eines Gutscheins
Die Einlösung des Gutscheins erfolgt über die Zahlart "G" (Konstante) „Verwalteter Gutschein“. Alle Gutscheintypen werden hierbei gleichermaßen akzeptiert.Wird diese Zahlart gewählt, so ist die Eingabe einer Gutscheinnummer gefordert. Es ist auch möglich die Gutscheinnummer über den Barcode auf dem Gutschein einzuscannen. Über die eingegebene Nummer wird in der Gutscheinverwaltung die Gültigkeit geprüft und im positiven Fall der aktuelle Gutscheinwert als „gegeben“ für den Zahlvorgang übernommen.Übersteigt der Warenwert den Gutscheinwert, wird die Differenz durch eine zweite Zahlart ausgeglichen (Zahlungssplitt).Übersteigt der Gutscheinwert den Warenwert ist eine Teileinlösung möglich.
Die Einlösung eines Gutscheins wird mit den Angaben Datum, Uhrzeit, Ort der Einlösung und Benutzername des Kassierers in der Gutscheinverwaltung gespeichert.
Kontrolle und Ausbuchungen
Über den Bestand der Gutscheine wird eine flexible Auswertung über ein ALV-Grid ermöglicht mit Selektionen nach ausstellendem Ort, nach Status, nach Ausstellungsdatum etc..Über eine verbundene Dialogfunktion soll es möglich sein, besonders alte und bisher noch nicht eingelöste Gutscheine in den Status „ausgebucht“ (und damit nicht mehr gültig) zu setzen.Die Wertsumme der derart „ausgebuchten“ Gutscheine entspricht der gesondert in der Buchhaltung durchzuführenden manuellen Umbuchung vom Gutscheinkonto auf das vorgegebene Erlöskonto.
Die Gutscheinverwaltung im Kassensystem umfasst Einstellungsmöglichkeiten:
- Gutscheine können als Zahlart genutzt und in der Gutscheinabwicklung verwaltet werden
- Verschiedene Gutscheinarten können definiert werden
- Die Nummernvergabe kann intern oder extern erfolgen
- Die Einlösung kann komplett oder teilweise erfolgen
- Eine Begrenzung des max. einzulösenden Wertes kann definiert werden
