Vorlagen erstellen

Allgemeine Informationen zu Vorlagen

Ein wichtiger Unterschied zwischen Umschlägen und Vorlagen besteht darin, dass Sie bei Vorlagen der Empfängerliste Platzhalterrollen hinzufügen können. Die Platzhalterrolle steht für einen Empfänger der Umschläge, für die Sie die Vorlage nutzen. Wenn Sie dann später einen Umschlag mit der Vorlage erstellen, geben Sie für die Rolle die Daten einer konkreten Person an. In der Regel verwenden Sie für Vorlagen Platzhalterrollen, da Sie die Vorlage wahrscheinlich jedes Mal an andere Personen senden.

Erstellen Sie eine Vorlage von Grund auf neu oder kopieren und ändern Sie eine fertige Vorlage. Zudem können Sie jeden bestehenden Umschlag als Vorlage speichern. Verwenden Sie hierfür die Funktion "Als Vorlage speichern".

Produktivität durch fertige Vorlagen

Wenn die Vorlage fertig eingerichtet ist, können Sie sogar noch mehr Zeit sparen. Eine Vorlage ist vollständig, wenn sie jeweils mindestens eins der folgenden Elemente enthält: Datei, Empfänger oder Empfängerfeld. Bei Verwendung einer vollständigen Vorlage haben Sie die Möglichkeit, einfach die Empfängernamen einzutragen und die E-Mail-Nachricht hinzuzufügen. Wenn im Konto benutzerdefinierte Umschlagfelder verwendet werden, können Sie auch die Feldwerte eingeben.

Vorlagen freigeben

Durch das Freigeben einer Vorlage gestatten Sie anderen Benutzern oder Benutzergruppen Ihres Kontos, auf die Vorlage zuzugreifen und sie zum Einholen von Signaturen zu verwenden. Wenn Sie für Ihr DocuSign-Konto über Berechtigungen zum Freigeben von Vorlagen verfügen, können Sie jede von Ihnen erstellte Vorlage freigeben. 

Vorlage erstellen

Was Sie zu Ihrer Vorlage hinzufügen können oder welche Einstellungen möglich sind, erfahren Sie in der nachstehenden Anleitung. Alle Schritte sind dabei optional. Speichern Sie eine Vorlage, sobald diese vollständig ist.

1) Klicken Sie auf der Seite „Vorlagen“ auf NEU und wählen Sie Vorlage erstellen aus.                  

Die Vorbereitungsansicht wird geöffnet, in der Sie Dateien, Empfängerrollen und Nachrichten hinzufügen.

2) Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage ein.  Diese Einträge sind nur auf der Vorlage selbst sichtbar und die Unterzeichner der Umschläge, die mit dieser Vorlage generiert werden, sehen diese nicht.

3) Dokumente der Vorlage hinzufügen

4) So fügen Sie Empfängerrollen hinzu:

• Legen Sie die Rolle für den Empfänger im Feld „Rolle“ fest. Anhand der Rolle können Vorlagenbenutzer erkennen, wen Sie als Empfänger eingeben sollen, wenn Sie mit der Vorlage ein Dokument senden. Beispiel: Mitarbeiter, Kunde oder Geschäftsführung
• Wählen Sie die Signieraktion für die Empfängerrolle aus. Beispiel: „Muss signieren“
• Um weitere Empfängerrollen hinzuzufügen, klicken Sie auf EMPFÄNGER HINZUFÜGEN.

5) So fügen Sie einen Empfänger hinzu:

• Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen der Person ein.
• Wählen Sie die Signieraktion für den Empfänger aus.
• Darunter können Sie Standardnachrichten für Ihre Vorlage festlegen
• Um erweiterte Optionen festzulegen, wie Erinnerungen und ein Ablaufdatum, wählen Sie oben in der Menüleiste ERWEITERTE OPTIONEN.
• Legen Sie die Signaturfelder für das Dokument fest, indem Sie auf WEITER klicken.
• tellen Sie Ihre Vorlage fertig, indem Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN klicken.
  Ihre Vorlage wurde gespeichert und kann jetzt verwendet werden.