Anleitung Webkonferenz
Webkonferenzen können zusätzlich zur Telefonkonferenz ergänzt werden.
Da der Audiokanal über die Telefonie geführt wird, ist auch der Einsatz von Telefonspinnen möglich.
Bei einer Webkonferenz können Bildschirminhalte gemeinsam betrachtet und ggf. bearbeitet werden.
Ferner können Dateien ausgetauscht, Chats durchgeführt und Videodaten der Beteiligten übertragen werden.
Eine Webkonferenz kann entweder geplant oder sofort durchgeführt werden.
Die Teilnehmer werden mit einer E-Mail eingeladen, in der ein Link mit den Zugangsdaten angegeben ist.
Für die Einladung zur Konferenz ist ein OpenScape Fusion-Client (UC) notwendig.
Der Standard OpenScape Personal-Client eignet sich lediglich für die Teilnahme.
Einladung zu einer geplanten Webkonferenz
Im Microsoft Outlook kann nach der Definition des Termins sowie der Teilnehmer über den Button „Konferenz hinzufügen“ eine Telefonkonferenz hinzugefügt werden.
Im Beschreibungstext ergänzen sich die Zugangsdaten zur Telefonkonferenz. Um die Telefonkonferenz als Webkonferenz anzulegen drücken Sie
anschließend noch einmal auf den Button „OpenScape-Konferenz ändern“.
In der Detailmaske wird das Optionsfeld „Webkonferenz hinzufügen“ aktiviert.
Hinweis
In diesem Schritt sollten die Angaben verifiziert werden, dass die Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Teilnehmer korrekt angegeben sind.
Ebenso sollten die Rollen als „Moderator“ oder „Eingeladener“ richtig gesetzt sein. Die Konferenz erfordert die Anwesenheit eines Moderators. Wenn die Konferenz ohne die Anwesenheit eines Moderators startet,
hören die Teilnehmer eine Wartemusik, bis der Moderator der Konferenz beitritt. Ebenso kann nur ein Moderator dafür sorgen, dass die Konferenz beendet wird und die Kommunikation der Teilnehmer nicht ohne ihn fortgesetzt wird.
Die Festlegung „Teilnehmer wird angerufen“ bzw. „Teilnehmer wählt sich selbst ein“ kann über die Symbole in der letzten Spalte der Teilnehmertabelle getroffen werden.
Einladung zu einer Sofortkonferenz
Im Microsoft Outlook kann im Register „OpenScape Fusion“ über den Button „Konferenzliste“ eine Übersicht der geplanten Konferenzen aufgerufen werden.
Dort kann mit Auswahl des ersten Symbols eine neue Konferenz erstellt werden.
In der folgenden Maske können die Teilnehmer hinzugefügt werden. Mit dem Button „Übernehmen“ werden die Daten zunächst gespeichert.
Erst dann können mit Klick auf das Icon „E-Mail an alle Teilnehmer schicken“ die Zugangsdaten per E-Mail versandt werden.
Mit Drücken des Buttons „Starten“ lässt sich die Konferenz direkt einleiten.
Die Telefonanlage baut die Verbindung auf, Sie werden angerufen.
Im Fenster „Verbindungsaufbau“ wird dies dargestellt, nachdem Sie das Telefonat angenommen haben.
Nach einer kurzen Wartezeit erscheint auch die Konferenz im gleichen Fenster.
Durch Klick auf das Icon „Webkonferenz einleiten“ starten Sie diese.
Hinweis:
Mit dieser Funktion kann auch zu einer geplanten Konferenz eingeladen werden.
Da die oben beschriebene Funktion in den Kalender von Microsoft Outook integriert ist, wurde diese Lösung beschreiben.