Powerform erstellen

Mit einer PowerForm können Sie ohne jegliche Codekenntnisse ein Webformular für das Signieren erstellen. Eine PowerForm wird über eine URL, die Sie Unterzeichnern zur Verfügung stellen, zum Ausfüllen aufgerufen.

PowerForms werden aus gespeicherten Vorlagen erstellt. Nur eine Vorlage kann als Referenz für eine PowerForm verwendet werden. Sobald die PowerForm erstellt wurde, können Sie die zugehörige Vorlage ändern.
Wichtig: Eine PowerForm kann nur mit PowerForm-Administratorberechtigungen erstellt und bearbeitet werden.

Die Person, die eine PowerForm erstellt, wird standardmäßig der PowerForm-Absender und steht als Absender auf den Umschlägen, die von der PowerForm generiert werden. Der PowerForm-Ersteller darf den Absender ändern und einen Benutzer festlegen, der Kontomitglied ist und über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Die von der PowerForm generierten Umschläge werden im Konto des Absenders im Ordner „Gesendet” aufgeführt. Der Absender empfängt auch die E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine PowerForm abgeschlossen wird.

Bei der nachfolgenden Anleitung wird vorausgesetzt, dass Sie bereits eine fertige Vorlage für die PowerForm haben.
Anmerkung: Sehen Sie sich am besten zur Einführung in das Thema das kurze Video PowerForm erstellen an.

Anleitung

1) Suchen Sie auf der Seite „Vorlagen“ die Vorlage, die Sie für Ihre PowerForm verwenden möchten.

2) Klicken Sie auf das Menü „Aktionen” und wählen Sie PowerForm erstellen.

3) Die Ansicht „PowerForm erstellen“ wird angezeigt.  Die Zusammenfassung wird mit den Angaben der Vorlage vorausgefüllt

4) Vervollständigen Sie die Zusammenfassung wie folgt:

• Name: Der Name der PowerForm. In diesem Feld sehen Sie den Namen der Vorlage, den Sie bei Bedarf auch ändern können.
• E-Mail-Betreff: Im Betreff sehen Sie den Namen für die Umschläge, die von der PowerForm generiert werden. Dieser Eintrag basiert auf den Angaben im Feld „Betreff” der Vorlage. In der Regel wird dieser Eintrag belassen.
• Anleitung nur für ersten Empfänger: Schreiben Sie für den ersten Unterzeichner eine Anleitung, wie die PowerForm auszufüllen ist. Wenn ein Unterzeichner die PowerForm aufruft, wird diese Anleitung unterhalb der PowerForm-Unterzeichnerinformationen eingeblendet. Das Feld wird mit einer Standardanleitung vorausgefüllt. Verwenden Sie die Standardanleitung oder ersetzen Sie sie mit Ihrer eigenen. Bei Bedarf können Sie das Feld auch leer lassen.

5) Klicken Sie auf die Registerkarte OPTIONEN, um weitere Optionen für die PowerForm einzustellen. 

• E-Mail-Validierung: Der Unterzeichner muss seine Identität per E-Mail überprüfen, bevor er die PowerForm aufrufen und signieren kann. Der Empfänger gibt seine E-Mail-Adresse an und erhält dann einen Validierungscode für die PowerForm. Der Empfänger muss dann zum Signieren den Code abrufen und eingeben.
• Zeitintervall zwischen Antworten: Legen Sie eine Zeit fest, mit der gesteuert wird, in welchen Abständen Umschläge von der PowerForm generiert werden dürfen. Wenn Sie beispielsweise 5 Minuten festlegen, kann nach 5 Minuten (oder später) ein neuer Umschlag von derselben Person generiert werden. Geben Sie hierzu eine ganze Zahl ein. Mit diesem Limit wird gesteuert, wie oft dieselbe Person (selbe Kombination aus Name und E-Mail-Adresse) dieselbe PowerForm signieren kann.

1. Klicken Sie auf ERSTELLEN und aktivieren Sie Ihre PowerForm.
   Die PowerForm kann jetzt Unterzeichnern zur Verfügung gestellt werden. Bevor Sie die PowerForm jedoch verteilen, sollten Sie sie testen.

PowerForm testen

Sobald Sie eine PowerForm erstellt haben, testen Sie sie und stellen Sie sie erst nach dem Testen Unterzeichnern zur Verfügung.

1. Ihnen stehen zwei Methoden zur Bereitstellung der PowerForm zur Verfügung:
   1. Wählen Sie im Dialogfeld „PowerForm-URL” die Registerkarte URL-LINK und klicken Sie auf KOPIEREN. Fügen Sie den kopierten Link in den Browser ein.
   2. Klicken Sie in der Ansicht „Vorlagendetails” im Bereich „Zugeordnete PowerForms” im Menü AKTIONEN auf die Option URL kopieren. Fügen Sie den kopierten Link in den Browser ein.
      
      
2. Geben Sie im Formular „PowerForm-Unterzeichnerinformationen“ Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Signiervorgang beginnen.
   
   
3. Wenn für Ihre PowerForm eine E-Mail-Validierung erforderlich ist, geben Sie den Validierungscode aus Ihrer E-Mail ein. Ihr PowerForm-Dokument wird angezeigt.
   
   
4. Sobald Sie die Dokumente fertig signiert haben, können Sie den fertiggestellten Umschlag unter dem Menüpunkt "Verwalten" einsehen.

Anforderungen für die Vorlage einer PowerForm

Beachten Sie beim Erstellen einer PowerForm mit einer Vorlage Folgendes:

• Der erste Empfänger muss ein Platzhalter sein. Die Vorlage, die Sie für eine PowerForm verwenden, kann mehrere Empfänger enthalten. Sie können eine Kombination aus Platzhaltern und Empfängernamen angeben. Der erste Empfänger muss allerdings ein Platzhalter sein. Ein Platzhalter ist nur eine Rolle und nicht der Name eines Empfängers. Auf der Vorlage wird der Empfänger nur durch den Eintrag im Feld „Rolle“ dargestellt. Die Felder für den Namen und die E-Mail-Adresse bleiben leer. Geben Sie der Rolle einen Namen, wie beispielsweise „Unterzeichner“.
• Eine PowerForm wird über die PowerForm-URL durch den ersten Empfänger in der Signierreihenfolge initiiert; weitere Empfänger müssen das Signieren über eine E-Mail-Benachrichtigung initiieren.
• Verwenden Sie eine Signierreihenfolge in der zugehörigen Vorlage, um zu steuern, wer die PowerForm initiiert. Der erste Empfänger (muss ein Platzhalter, keine namentlich aufgeführte Person sein) initiiert die PowerForm.
• Wenn die Vorlage einer PowerForm geändert wird, kann es bis zu 20 Minuten dauern, bis diese Änderungen sichtbar werden. Wenn die Vorlage einer PowerForm geändert wird, kann es einige Zeit dauern, bis die Änderungen in den PowerForms, die von Unterzeichnern initiiert werden, wirksam werden.